Забавно, но русские студенты, изучающие английский язык по Skype или на обычных курсах, с удовольствием читают, выполняют грамматические упражнения, слушают аудирование и даже продираются сквозь языковой барьер, но при этом всячески отлынивают от написания текстов на языке, будь то эссе о летнем отпуске или письмо-жалоба на некачественный продукт. Однако, рано или поздно может вы можете попасть в ситуацию, в которой вам будет необходимо уметь писать хотя бы деловые письма. На самом деле деловые письма самые простые, поскольку подчиняются определенным правилам.
Правило №1
Ваш адрес должен располагаться в верхнем правом углу. Не нужно писать свое имя там же, но можно дополнить адрес вашим телефонным номером или адресом электронной почты, если нужно.
Правило №2
Имя и адрес того, кому предназначено письмо, пишутся слева. Если вы не уверены, кому конкретно нужно писать (например, если вы не знаете имени администратора ресторана или директора магазина, или начальника какого-либо отдела), постарайтесь хотя бы обозначить должность адресата.
Правило №3
Местоположение даты не настолько строго определено. Вы можете написать ее слева или справа, как правило, под адресом. Формат написания даты может варьироваться: 17 May 2015, 17th May 2015, 17/5/15 или 17/05/15. Не перепутайте день и месяц местами.
Правило №4
Форма приветствия зависит от того, знаете ли Вы имя адресата или нет. Если имя Вам известно, то выглядеть это будет следующим образом: Dear Mr.Smith/Dear Mrs.Brown/ Miss Derrel, однако, если вы не знаете семейный статус дамы, которая будет читать ваше письмо, лучше обойтись нейтральным Ms. : Dear Ms.Trennel. Если у вашего адресата есть какой-либо титул или звание, то его можно включить в приветствие: Dear Dr.House.
Если имя вам неизвестно, то писать следует Dear Sir/Madam или Dear Sir or Madam.
Правило №5
Цель письма должна быть обозначена сразу после приветствия, чтобы при прочтении сразу было понятно о чем письмо, и кому следует его передать, если содержание письма находится не в компетенции читающего. Фразы для этого могут звучать следующим образом:
I am writing to you to,../I am writing to you with regard to…/I am writing to regarding…/I am to you in response to…/This is to bring to your knowledge…/
Правило №6
Содержание письма должно быть максимально кратким, настолько, насколько это возможно (разумеется, речь не идет о тех письмах, которые вы пишите на международных экзаменах, где у вас есть фиксированное количество слов, которые вы должны использовать). Текст письма следует разделить на короткие параграфы для удобства и скорости прочтения. Дляорганизацииинформацииможноиспользоватьвводныесловаиконструкции:
First of all,../Firstly,../To begin with,../Secondly,../Finally,../The final point I want to make concerns…/
Помимо вводных можно использовать другие слова и конструкции, организующие речь:
Therefore/ otherwise/ however/ thus etc.
Обратите внимание, что в официальном стиле нет сокращений, нельзя писать don't, правильный вариант do not. Вместо фразовых и многозначных глаголов правильнее будет использовать их синонимы. Например, вместо I have got a letter … лучше написать I have received a letter.
Правило №7
Часто официальные письма заканчивают фразой I look forward to hearing from you. Однако,она выглядит несколько бессмысленной. В завершающем параграфе можно написать что-нибудь вроде: Should you need any further information, do not hesitate to contact me или I would really appreciate it if you could answer me as soon as possible.
Правило №8
Конец письма зависит от его начала. Если в обращении вы написали имя адресата, то заканчивать письмо следует фразой Yours sincerely. Если письмо начинается с Dear Sir/Madam, то заканчиваться оно должно фразой Yours faithfully.
Правило №9
Не забудьте подписаться.